第一條 為了加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案管理，更好地為學(xué)校儀器設(shè)備建設(shè)服務(wù)，根據(jù)學(xué)校檔案管理有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條 例儀器設(shè)備檔案（以下簡(jiǎn)稱檔案）是指與儀器設(shè)備管理業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的文件和資料。
第三條 設(shè)備處主要保存的儀器設(shè)備檔案包括以下三類：
一是與設(shè)備采購(gòu)有關(guān)的檔案文件：
(一)設(shè)備采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃，執(zhí)行計(jì)劃；
(二)采購(gòu)合同、審批文件；采購(gòu)公告、采購(gòu)活動(dòng)記錄、招、投標(biāo)文件、開標(biāo)會(huì)供應(yīng)商及來賓簽到表、開標(biāo)一覽表、評(píng)標(biāo)辦法、評(píng)標(biāo)工作底稿、評(píng)標(biāo)意見書、定標(biāo)單位確認(rèn)文件、中標(biāo)通知書、驗(yàn)收證明、定點(diǎn)單位的報(bào)價(jià)文件、質(zhì)疑及答復(fù)文件、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告等相關(guān)文件資料；
(三)設(shè)備使用說明書、保卡（復(fù)印件）。
二是設(shè)備管理過程中有關(guān)的文件。主要有：
(一)國(guó)家、省市和學(xué)校以及設(shè)備處有關(guān)設(shè)備管理文件；
(二)各單位（部門）簽字確認(rèn)的固定資產(chǎn)明細(xì)總賬；
(三)設(shè)備維修申請(qǐng)單、設(shè)備調(diào)撥單，報(bào)廢申請(qǐng)單、借條等；
(四)自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、試制及驗(yàn)收過程中的各種數(shù)據(jù)、圖紙、文字材料等。
三是大型、貴重、精密儀器設(shè)備的技術(shù)檔案，主要有：
(一)采購(gòu)設(shè)備審批表，論證報(bào)告，采購(gòu)合同書及附件，判紀(jì)要、備忘錄，有關(guān)批準(zhǔn)文件，《進(jìn)出口貨物征免稅證明》等進(jìn)口免稅批件，商檢報(bào)告；
(二)安裝、調(diào)試記錄及供需雙方簽署的技術(shù)驗(yàn)收文件，儀器設(shè)備的技術(shù)資料，操作規(guī)程，技術(shù)開發(fā)記錄，使用維修記錄以及添置的零部件及配套設(shè)備明細(xì)表，商檢索賠往來函件及結(jié)果等文件；
(三)儀器設(shè)備操作規(guī)程，管理辦法，維護(hù)制度等有關(guān)資料。
第四條 各單位（部門）負(fù)責(zé)保管的儀器設(shè)備檔案資料主要是：
(一)經(jīng)驗(yàn)收人簽字確認(rèn)的“設(shè)備入庫(kù)單”（驗(yàn)收單位保管聯(lián)）；
(二)設(shè)備使用說明書（復(fù)印件），采購(gòu)合同和發(fā)票（復(fù)印件），保卡；
(三)經(jīng)領(lǐng)用人簽字固定資產(chǎn)分類賬，設(shè)備維修記錄，設(shè)備使用記錄，設(shè)備調(diào)撥單和報(bào)廢申請(qǐng)單（復(fù)印件）等。
第五條 設(shè)備處明確檔案管理分管領(lǐng)導(dǎo)和一名檔案管理兼職責(zé)任人。各單位（部門）固定資產(chǎn)管理兼職責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)儀器設(shè)備檔案管理責(zé)任。負(fù)責(zé)匯總、裝訂本單位（部門）保管的有關(guān)儀器設(shè)備檔案資料。
第六條 查閱設(shè)備檔案必須報(bào)請(qǐng)?jiān)O(shè)備處批準(zhǔn)，查閱時(shí)，嚴(yán)禁涂改、拆封、抽換和毀壞檔案。 第七條 本辦法由設(shè)備處負(fù)責(zé)解釋。
