第一條 為了加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案管理,更好地為學(xué)校儀器設(shè)備建設(shè)服務(wù),根據(jù)學(xué)校檔案管理有關(guān)規(guī)定,制定本辦法。
第二條 例儀器設(shè)備檔案(以下簡(jiǎn)稱檔案)是指與儀器設(shè)備管理業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的文件和資料。
第三條 設(shè)備處主要保存的儀器設(shè)備檔案包括以下三類:
一是與設(shè)備采購(gòu)有關(guān)的檔案文件:
(一)設(shè)備采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃,執(zhí)行計(jì)劃;
(二)采購(gòu)合同、審批文件;采購(gòu)公告、采購(gòu)活動(dòng)記錄、招、投標(biāo)文件、開標(biāo)會(huì)供應(yīng)商及來賓簽到表、開標(biāo)一覽表、評(píng)標(biāo)辦法、評(píng)標(biāo)工作底稿、評(píng)標(biāo)意見書、定標(biāo)單位確認(rèn)文件、中標(biāo)通知書、驗(yàn)收證明、定點(diǎn)單位的報(bào)價(jià)文件、質(zhì)疑及答復(fù)文件、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告等相關(guān)文件資料;
(三)設(shè)備使用說明書、保卡(復(fù)印件)。
二是設(shè)備管理過程中有關(guān)的文件。主要有:
(一)國(guó)家、省市和學(xué)校以及設(shè)備處有關(guān)設(shè)備管理文件;
(二)各單位(部門)簽字確認(rèn)的固定資產(chǎn)明細(xì)總賬;
(三)設(shè)備維修申請(qǐng)單、設(shè)備調(diào)撥單,報(bào)廢申請(qǐng)單、借條等;
(四)自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、試制及驗(yàn)收過程中的各種數(shù)據(jù)、圖紙、文字材料等。
三是大型、貴重、精密儀器設(shè)備的技術(shù)檔案,主要有:
(一)采購(gòu)設(shè)備審批表,論證報(bào)告,采購(gòu)合同書及附件,判紀(jì)要、備忘錄,有關(guān)批準(zhǔn)文件,《進(jìn)出口貨物征免稅證明》等進(jìn)口免稅批件,商檢報(bào)告;
(二)安裝、調(diào)試記錄及供需雙方簽署的技術(shù)驗(yàn)收文件,儀器設(shè)備的技術(shù)資料,操作規(guī)程,技術(shù)開發(fā)記錄,使用維修記錄以及添置的零部件及配套設(shè)備明細(xì)表,商檢索賠往來函件及結(jié)果等文件;
(三)儀器設(shè)備操作規(guī)程,管理辦法,維護(hù)制度等有關(guān)資料。
第四條 各單位(部門)負(fù)責(zé)保管的儀器設(shè)備檔案資料主要是:
(一)經(jīng)驗(yàn)收人簽字確認(rèn)的“設(shè)備入庫(kù)單”(驗(yàn)收單位保管聯(lián));
(二)設(shè)備使用說明書(復(fù)印件),采購(gòu)合同和發(fā)票(復(fù)印件),保卡;
(三)經(jīng)領(lǐng)用人簽字固定資產(chǎn)分類賬,設(shè)備維修記錄,設(shè)備使用記錄,設(shè)備調(diào)撥單和報(bào)廢申請(qǐng)單(復(fù)印件)等。
第五條 設(shè)備處明確檔案管理分管領(lǐng)導(dǎo)和一名檔案管理兼職責(zé)任人。各單位(部門)固定資產(chǎn)管理兼職責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)儀器設(shè)備檔案管理責(zé)任。負(fù)責(zé)匯總、裝訂本單位(部門)保管的有關(guān)儀器設(shè)備檔案資料。
第六條 查閱設(shè)備檔案必須報(bào)請(qǐng)?jiān)O(shè)備處批準(zhǔn),查閱時(shí),嚴(yán)禁涂改、拆封、抽換和毀壞檔案。 第七條 本辦法由設(shè)備處負(fù)責(zé)解釋。